Certificazione per avvocati e commercialisti

Il futuro per avvocati e commercialisti diventa sempre più intricato. Se fino a qualche anno fa, esercitare la professione era semplice adesso sono arrivate le sfide tecnologiche come digitalizzazione e smart contact a cambiare le carte in tavola. La norma UNI1610191 dal titolo “Studi professionali di Avvocati e Dottori commercialisti - Principi organizzativi e gestione dei rischi connessi all'esercizio della professione per la creazione e protezione del valore” diventerà probabilmente la certificazione di riferimento per la gestione efficiente e di valore dello studio professionale.

In questo periodo, l’Ordine degli Avvocati di Milano (insieme alle fondazioni forensi) sta tenendo un ciclo di webinar sui trend evolutivi nei modelli organizzativi e di business degli studi legali. Due moduli su cinque sono dedicati ai principi di TQM total quality management e possono diventare fondamentali per la gestione dello studio. Non bisogna pensare infatti che uno studio di avvocati o uno studio di commercialisti sia facile da portare avanti. L’approccio verso il cliente, la gestione digitale dello studio e la comunicazione per esempio sono temi ancora in fieri e non tutti li portano avanti in modo organizzato e performante. Prima ci si ispirava alla norma ISO 9001, a breve si avrà l’opzione della UNI1610191.

La certificazione come scelta di valore

L’incipit della nuova norma parla di “un complesso omogeneo di criteri di riferimento validi, sperimentati e aggiornati, per la gestione organizzata e verificabile delle attività professionali”. Una carta di identità che certifica le competenze l’esperienza e che, necessariamente, valida il modus operandi dello studio professionale. La certificazione, naturalmente, non può essere rilasciata dallo studio stesso. Gli studi dovranno rivolgersi a un soggetto esterno che rilascerà l’attestazione di qualità. La certificazione consentirà inoltre di acquisire punteggi preferenziali per l’assegnazione di incarichi professionali nell’ambito di appalti e bandi di gara, pubblici o privati. Inoltre l’obiettivo certificazione consente di attivare un processo di organizzazione e di modernizzazione dello studio in ottica di inclusività, equità e sostenibilità.

Dove nasce la qualità

Come è facilmente immaginabile, la qualità nasce da una gestione meticolosa e puntuale dei processi interni. Bisogna valutare tutte le variabili e risalire all’origine delle azioni per valutare se ognuna di esse è conforme all’obiettivo. Attraverso la definizione di un processo di flussi di lavoro si riesce definire ogni singola attività. In questo modo, i vari professionisti potranno garantire un minimo di azioni coordinate e sensate.

Lavorare per processi significa migliorare l’efficienza dello studio e consente inoltre di poter pianificare azioni e attività nel corso del tempo. Ogni attività professionale viene scandagliata e analizzata in modo profondo sia in presenza e sia da remoto: questo consente di migliorare le prestazioni e di monitorare dipendenti, i consulenti esterni, i corrispondenti, i clienti, le controparti, le autorità e gli enti istituzionali a qualsiasi livello, nonché i fornitori e altri soggetti esterni.

Precisazione importante: il monitoraggio non è da intendersi come un controllo sul lavoro delle persone ma come gestione e controllo delle attività interne in ottica del miglioramento delle performance. A partire dall’archiviazione documentale: la presenza di un archivio condiviso agevola il reperimento di tutte le necessarie evidenze in caso di eventuali contestazioni.

Chi gestisce e coordina i processi

Senza un leader, è difficile raggiungere gli obiettivi prefissati. Per questo motivo, è necessario indicare i responsabili o gli owner dei vari processi. Attraverso una definizione specifica di ruoli e responsabilità, sarà possibile impostare un monitoraggio costante e puntuale. Per arrivare a ciò, bisogna redigere un documento in cui sono presenti le strategie e scelte di sviluppo e gestione per perseguire i propri principi di riferimento.

Per la UNI1610191, è molto importante il tema delle risorse umane, forse il vero e proprio patrimonio di ogni studio professionale. La norma si preoccupa principalmente di tutelare e valorizzare praticanti e collaboratori, risorse importanti che spesso passano in secondo piano. Lo Studio dovrebbe invece garantire la piena crescita dei praticanti, che andrebbero messi nelle condizioni di acquisire una preparazione ampia e adeguata. Lo studio deve far trattare con rispetto ed equità tutti i propri Componenti e altresì deve utilizzare un linguaggio inclusivo, senza distinzioni di origine, sociali e religiose ovvero di idee politiche, di genere, età, abilità psicofisiche, identità e orientamento sessuale.

Come svolgere l’attività professionale

Ecco come andrebbe gestita ogni attività:

• Schedatura dell’incarico
• Modalità, limiti di svolgimento e remunerazione delle prestazioni
• Assegnazione degli incarichi a singoli o team che risultino adeguati
• Definizione dei processi tipici dell’incarico
• Proceduralizzazione della documentazione e della sua conservazione
• Verifica preventiva delle attività anche da parte di soggetti terzi all’incarico
• Registrazione e documentazione delle prestazioni svolte

(fonte immagine: Yandex.com)